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por Paulo Sérgio de Arruda Ignácio – 

É notório saber que a tecnologia proporciona vantagens na gestão de diferentes organizações, entretanto, ainda há muitos questionamentos sobre a viabilidade dos investimentos nesse setor. Um dos aspectos relevantes e tema de diversos artigos é a visão da tecnologia como desperdício em sua aplicação.

Ou seja, o investimento em determinada tecnologia pode não proporcionar o uso da totalidade de recursos disponibilizados por ela, o que gera sempre a dúvida se o investimento está sendo eficiente, apesar de ser eficaz e vice-versa.

Nesse sentido, diversas orientações são dadas aos Chief Information Office (CIOs) e profissionais de áreas afins, destacando-se:
1) Controlar os gastos, sabendo onde cada centavo vai parar;
2) Promover a padronização das atividades e operações, facilitando os processos de implementação e gestão;
3) Fazer o planejamento de todas as etapas necessárias ao investimento, como cronograma de aquisição, implantação e pagamentos;
4) Estabelecer objetivos claros e mensuráveis, permitindo acompanhamento dos resultados nas diversas etapas planejadas;
5) Alinhar os objetivos estratégicos aos investimentos tecnológicos;
6) Terceirizar as atividades sem valor agregado ao seu negócio, incluindo hardware, software, banco de dados e pessoal.

Mas, como fazer isso? Em decisões de obtenção de insumos para manufatura, é possível considerar as opções de comprar ou fabricar através dos cálculos sobre as relações dos custos fixos e variáveis com a demanda planejada. Em investimentos sobre tecnologia, um dos mais populares métodos para avaliação dos investimentos na aquisição de um computador é o TCO, abreviatura de Total Cost Ownership (custo total da propriedade), ou seja, são os gastos agregados na aquisição de um computador.

O TCO inclui em seus cálculos os custos do próprio computador e das licenças dos softwares instalados, do upgrade (atualização) do hardware (computador e acessórios) e software (sistema operacional, aplicativos e outros), da manutenção, do suporte técnico e dos treinamentos.

E o que se ganha com os investimentos em tecnologia?

A tecnologia de informação atende a necessidades de diferentes segmentos de mercados, fornecendo produtos cada vez mais específicos para manufatura, serviços, instituições de ensino e outros. Assim, em um processo de decisão sobre investimentos tecnológicos deve-se avaliar não somente se esta ou aquela tecnologia proporciona melhor valor agregado, mas sim, as vantagens dessa tecnologia sobre a organização empresarial.

Isso parece óbvio, mas ainda se observa maior relevância na discussão sobre determinado sistema operacional ser mais caro que o outro, ou se determinado aplicativo tem mais recursos ou não, enquanto que os ganhos sobre o investimento em tecnologia devem ser comparados entre os recursos tecnológicos disponíveis e a sua funcionalidade na organização, sendo o último mais relevante. A prioridade é identificar e mensurar as variáveis do negócio que demonstram melhorias com a nova tecnologia adquirida.

Por exemplo, medindo eficiência no investimento, deve-se avaliar a quantidade de módulos de um ERP que a empresa deve adquirir para os seus processos de negócios e qual a utilização desses módulos, considerando todas as variáveis relacionadas a esses processos, incluindo tributação federal, estadual e municipal na emissão de notas fiscais, controle financeiro e contábil, formação de preços, planejamento e controle de produção, integração com WMS (Warehouse Management System), TMS (Transport Management System) e outros.

Nesse caso, o que se recomenda é avaliar os indicadores decorrentes da execução dos processos, a) manualmente, b) com tecnologia parcial (na abertura e encerramento de pedidos e notas fiscais) e c) com tecnologia integrada CRM, ERP, WMS e TMS, verificando, antes dos investimentos na tecnologia, os custos das operações e do tempo de ciclos desses processos, avaliando onde efetivamente essa tecnologia vai proporcionar valor agregado aos resultados do negócio.

Analisando outro segmento, por exemplo, o de ensino superior, pode-se caracterizar uma instituição de ensino privada com aproximadamente três mil alunos, que tem duas matrículas por ano, com uma média de cinco disciplinas por semestre e com uma prova por bimestre.

Assim, como no exemplo anterior, deve-se também avaliar onde efetivamente essa tecnologia vai proporcionar valor agregado aos resultados da instituição. Considerando somente os custos inerentes a emissão de boleto bancário e pessoal alocado, um investimento em matrículas eletrônicas do aluno, pela internet, pode reduzir significativamente os custos do processo da matrícula tradicional na secretaria.

No Brasil, os custos da mão-de-obra ainda são baratos e isso pode gerar questionamentos sobre a intensidade desses investimentos, porém, o maior aprendizado da globalização é o entendimento do aumento das percepções dos consumidores sobre os produtos e serviços e também do grau de exigência sobre os seus resultados (benefícios), assim, a competitividade se inicia na agilidade dos processos internos da organização, integrados aos processos externos.

Essa agilidade normalmente é gerada pelos investimentos em tecnologia. Na publicação do Livro Branco pelo Governo Federal, decorrente da Conferência Nacional de Ciência, Tecnologia e Inovação, realizada em setembro de 2001, já se afirmava que os países geradores de produtos de alto conteúdo tecnológico são os que apresentam melhor desempenho econômico.

Paulo Sérgio de Arruda Ignácio é professor universitário e consultor de Gestão Empresarial da Unidade de Atendimento e Relacionamento Microsiga Campinas.

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