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por Luciane Crippa e Sabrina Duran (Revista SeuSucesso)

Guia completo para você desenvolver esta vantagem e mudar sua vida!

Seja você um empresário, um executivo, um potencial empreendedor tanto faz. O caso é que para vencer no mundo dos negócios de hoje não bastam mais os predicados de tempos atrás – sólida formação acadêmica, conhecimento técnico e experiência. Isso são pré-requisitos.

As empresas agora precisam que as pessoas sejam altamente eficientes. É essa qualidade que fará a diferença. De acordo com consultores e especialistas, a eficiência máxima pode ser definida como a capacidade da pessoa de atingir o objetivo definido, mas não é só isso. Trata-se de usar da melhor maneira os recursos disponíveis – tempo, dinheiro, pessoas – para chegar a esse objetivo.

“Não interessa mais resultado a qualquer custo”, diz o professor de administração de recursos humanos da Fundação Vanzolini, da Universidade de São Paulo, Luiz Felipe Cortoni. “Durante muito tempo, as empresas queriam bons resultados, não importava como. Nessa fase, bastava aos profissionais trazer o resultado positivo”, completa a consultora da Catho Online, Raquel Parente Mota.

Mas os tempos mudaram. Como todo mundo sabe, a competição se acirrou – hoje, não importa se a empresa é grande ou pequena porque, uma vez no mundo globalizado, é um dos jogadores. E quem está no jogo tem que aprender a produzir mais, melhor e por menos. É por tudo isso que o profissional precisa agregar a seu currículo talentos e habilidades especiais.

Ele precisa:

• Ter foco;
• Ser capaz de administrar bem o próprio tempo;
• Ser motivado;
• Desenvolver liderança;
• Estabelecer bons relacionamentos;
• Ter habilidade de negóciação.

A seguir, você descobre por que cada um desses aspectos é importante e como transformá-los nas ferramentas capazes de torná-lo um profissional de eficiência máxima.

Questão de foco

A eficiência está intimamente relacionada ao planejamento. E só é capaz de planejar quem tem foco, ou seja, quem tem em mente seu objetivo.

“Só quando se tem um objetivo claro é possível planejar o que fazer e identificar as prioridades”, diz a diretora da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo, USP, Maria Tereza Leme Fleury.

Tadeu Coutinho, 31 anos, é psicólogo, tem uma consultoria especializada em psicologia organizacional, mora em Taubaté e viaja a São Paulo algumas vezes por semana para dar aulas numa faculdade. Apesar de tantas atividades, Tadeu consegue dar conta de tudo com eficiência sem fórmula mágica. “É questão de foco, de planejamento”, diz.

O planejamento começou anos atrás quando, ainda na faculdade, ele decidiu que daria aulas e teria uma consultoria. “Foquei nesse objetivo e, desde então, priorizei as atividades que poderiam me levar a ele, sem perder tempo no que lhe desviaria do foco”, conta. Paralelamente a esse plano de longo prazo, Tadeu tem um planejamento para cumprir semanalmente e mensalmente.

“Gerencio a agenda pelo computador para ver o que fiz e o que ficou em aberto.”

Quando depende de outros para planejar sua “agenda”, ele diz que lança mão da negociação. “Com os clientes da consultoria, por exemplo, presto muita atenção no que esperam de mim e depois proponho estabelecer um prazo que seja interessante para ambos”, diz.

O psicólogo aponta que o essencial para administrar bem o próprio planejamento é a capacidade de negociar com os outros que estão envolvidos no processo. “No meu caso, são os clientes, mas pode ser o chefe ou o subordinado”, lembra.

Veja o que você deve trabalhar para ter mais foco em sua vida:
• Ter um projeto de vida e ter controle sobre ele.
• Planejar atividades e ações sempre com foco nesse objetivo maior.
• Desenvolver habilidades sociais, de comunicação e negociação e tolerar as opiniões diferentes.
• Investir em auto-conhecimento, descobrir o que quer fazer e do que gosta de fazer.

Gestão do tempo

Não existe mágica para administrar as 24 horas do dia, mas existem dicas que podem tornar mais fácil essa tarefa, essencial para tornar você mais eficiente.

Claudia Martins quase “abarca o mundo” em um só dia. Trabalha 12 horas como gerente de marketing da agência de intercâmbio Student Travel Bureau, tem aulas num curso de pós-graduação duas vezes por semana, é mãe de um menino de três anos e, detalhe: está esperando o segundo bebê há cinco meses.

“Não tem mágica. Quando estou no trabalho, me concentro no que estou fazendo, evito fazer e atender ligações desnecessárias. Quando chego em casa, sento no chão para brincar com o meu filho; no fim de semana, como ele fica agitado por eu estar em casa, procuro manter o horário para fazer as coisas, senão ele se perde, não quer comer nem dormir”, descreve Claudia. “Tem que ser assim, dedicação total a cada atividade”, completa.

Não existe mágica para ser eficaz na administração do tempo, mas dicas básicas, sim, existem. Profissionais de diversas áreas recomendam ordem, senso de prioridade, determinação para fazer o que se deve e pontualidade.

Cristiane Alexandre, analista de recursos humanos da escola de informática S.O.S., por exemplo, diz que antes de começar a trabalhar, sempre verifica a agenda para ver o que é urgente e o que é importante. “O urgente são essas coisas que aparecem sem que você tenha planejado, mas ele sempre vem depois do importante. Agora, se uma tarefa for importante e urgente ao mesmo tempo, deve vir antes de tudo”, explica.

A mesa de Cristiane é organizada, assim como suas pastas e arquivos, todos etiquetados. “Se eu precisar procurar algum documento, consigo encontrá-lo com rapidez”, diz. O check-list de atividades é fundamental para que ela não perca prazos que deve cumprir à risca, como a data de entrega da folha de pagamento dos funcionários.

Quem acha que fazer as coisas com perfeição sempre – no sentido estrito da palavra – é sinal de profissionalismo, pode cair numa armadilha. O perfeccionismo é um grande ladrão de tempo, afirma Cristiane, pois induz o profissional a ficar burilando detalhes muitas vezes insignificantes.

Inflexibilidade para lidar com imprevistos, interrupções desnecessárias, adiamentos e reuniões sem foco atrapalham a vida de qualquer pessoa, garantem os especialistas. “O que a torna eficaz, além das melhores práticas, é o hábito. É preciso criar mecanismos próprios para não perder tempo e usá-los todos os dias, até que isso saia automaticamente”, completa Cristiane.

VOCÊ TEM EFICIÊNCIA MÁXIMA?Faça o teste e descubra se você é esse profissional altamente eficiente. A pessoa que as empresas querem.

1) Para terminar um trabalho importante na empresa, você percebe que será necessário mais tempo do que o previsto, colocando em risco a conclusão de outros trabalhos. O que você faz?
a) Ao longo dos dias, fica 20 minutos a mais após o expediente para realizar o trabalho por partes, sem deixar de fazer as demais tarefas.
b) “Corre” um pouco para realizar todos os trabalhos dentro do prazo, mesmo comprometendo parte da qualidade deles.

2) Sua empresa lança um novo produto no mercado e você decide fazer uma campanha de degustação para clientes. Por experiência, sabe que dará certo e, por isso, decide ampliar a quantidade de produtos. O financeiro faz um alerta sobre o alto custo da ação. Você:
a) Refaz os cálculos e decide incluir produtos novos, mas de menor valor, realizando uma degustação com metade de produtos mais caros e a outra metade com mais baratos.
b) Refaz os cálculos e garante ao gerente que, mesmo com o custo alto, haverá aumento de clientes.

3) Um fornecedor lhe oferece um produto com preço mais acessível do que o do seu atual fornecedor, com o qual você tem um contrato que expira em seis meses. Você:
a) Usa como barganha o valor mais baixo para renegociar o contrato com o atual fornecedor e faz de tudo para não deixá-lo.
b) Assina um contrato de longo prazo com o novo fornecedor para não perder a oferta. Afinal, faltam apenas seis meses para que o contrato antigo expire.

4) Para fomentar a criatividade e a iniciativa em seus funcionários, o que você faz?
a) Estabelece pontos positivos e negativos para boas e más idéias, respectivamente, que repercutem na avaliação geral do funcionário no fim do mês.
b) Destina verbas para implementar boas idéias e atrela o número de boas sugestões à premiação do funcionário no fim do mês.

5) Numa negociação, você sente que seu interlocutor está perdendo a paciência com suas consecutivas contra-propostas. O que você faz:
a) Quebra o ritmo da contra-proposta e, num exercício de brain storm, sugere que busquem uma solução para o problema central.
b) Diz que é necessário decidir a questão ainda naquele dia, pois pode ser prejuízo para vocês dois postergar a negociação.

6) Você sabe que a meta da companhia para este ano é aumentar o lucro em 20%. Você:
a) Acha que é preciso cumprir a meta a qualquer custo e não hesite em mobilizar todos os recursos para isso.
b) Alinha seus objetivos aos da companhia e planeja as ações para alcançar a meta. Mas, seja como for, sabe que se não chegar a ela, ainda assim cumpriu um bom trabalho com a equipe.

Atribua símbolos a suas respostas conforme o resultado do teste abaixo:

RESULTADO DO TESTE: 

1. a) & b) #
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4. a) # b) &
5. a) & b) #
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– MAIS # VOCÊ PRECISA SE DESENVOLVER
Você está alinhado à necessidade das empresas de cumprir as metas. O problema é que não importa o quanto custa para tudo ser cumprido. Tenha cautela com esse tipo de atitude. Leia a reportagem e atente para as atitudes que levam à eficiência máxima. Trabalhe melhor a maneira como planeja o que deve ser atingido e o como quer chegar ao objetivo.

– MAIS & VOCÊ ESTÁ NO CAMINHO CERTO
Você tem uma visão macro das situações; analisa cada detalhe do plano a ser executado para não se precipitar, não prejudicar alguém ou cometer qualquer erro. Tende a administrar bem o conjunto das atitudes dos profissionais mais eficientes. Mas é preciso ser um pouco mais rápido nas decisões. Uma certeza 100% não existe.

(continua na próxima atualização do Portal)

Luciane Crippa e Sabrina Duran
Revista SeuSucesso Nº 36
Site: http://www.europanet.com.br

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