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Talvez uma das principais dúvidas, dificuldades e necessidades de hoje no universo corporativo: Como ter reuniões produtivas.
Existem várias dicas, mas hoje colacionaremos dicas realmente práticas.
Vamos iniciar com um checklist, passamos as 3 leis das reuniões produtivas e finalizamos com 6 dicas de evitar reuniões improdutivas.
Vamos começar com o papa da gestão do tempo, Christian Barbosa, com um check list arrebatador:
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Cumpriu o check list? Já tem as diretrizes da reunião?
Que tal antes de começar a reunião, você estudar as 3 leis básicas de uma reunião produtiva?
Rodrigo Cardoso nos brinda com estas leis:
Primeira Lei: Ter objetivo definido. |
Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico. |
Dica: Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes. |
Segunda Lei: Priorizar tarefas. |
O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil. |
Dica: Enumere os assuntos por ordem de importância. |
Terceira Lei: Delegar e Cobrar. |
Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível. |
Dica: Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas. Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/As-3-Leis-da-Reuniao-Produtiva_122 |
Agora sim! Temos um checklist para nos prepararmos e leis para torna-las atraentes e produtivas.
Vamos então analisar os 6 passos para evitar reuniões improdutivas:
1 Funções devem ser divididas
Anarquia não leva a lugar algum. Especialistas recomendam que sejam estabelecidos papéis para os participantes. “Quando não há uma liderança clara, a tendência é de improdutividade”, diz Andrea Piscitelli, especialista em gestão de tempo.
Conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e falta de foco são problemas que podem ser evitados com a organização das funções. Meira sugere a nomeação de, ao menos, três papéis: o líder, o facilitador e o responsável pelo tempo.
2 Objetivo geral e pauta bem definidos
Pauta muito diversificada e não priorizada desvia o foco, diz Andrea. “Se uma reunião não tem um objetivo, está fadada ao fracasso”, diz Meira.
O objetivo geral pode ser dividido em tópicos, diz Meira. “Para cada subitem, deve ser estabelecido um tempo de discussão”, explica. Além disso, o escopo da reunião deve ser enviado previamente a todos os participantes.
3 Lista enxuta de participantes
A lista de convocados requer cuidado. Convocar pessoas além da conta atrasa a tomada de decisões diz Meira. “É comum convidar participantes para que eles apenas fiquem informados sobre o assunto”, diz.
A ata da reunião pode cumprir a função de atualizar outros funcionários, recomendam os especialistas. De acordo com Andrea, uma reunião com mais de cinco pessoas demanda mais assertividade do líder para garantir a produtividade.
4 Fazer a lição de casa
Grande parte das reuniões demanda uma preparação prévia dos convocados. “Cair de paraquedas é um grande entrave para o grupo”, diz Andrea. Meira concorda: “Se os participantes partem do ponto zero perde-se um tempo precioso”.
5 Horários respeitados
O encontro deve ter hora para começar e para terminar. Além disso, a pontualidade transmite a mensagem que horários devem ser respeitados na empresa, segundo Meira.
A duração ideal é de no máximo duas horas, de acordo com Andrea. “Do contrário, a produtividade cai e as pessoas começam a fazer outras coisas, como acessar e-mails, atender ligações ou até pensar na lista de supermercado”, diz.
6 Elaborar um plano de ação
A falta de continuidade também é uma queixa frequente após as reuniões, dizem os especialistas. A ausência de soluções e definição dos próximos passos pode resultar em desengajamento, na opinião de Andrea.
Meira diz que estabelecer um plano de ação é fundamental. “Ele deve conter as tarefas específicas e seus executores, além dos prazos”. Uma dica é anexar o plano de ação à ata da reunião. “Seria o ideal”, diz Meira.
Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/como-evitar-que-a-reuniao-seja-uma-perda-de-tempo?page=1
O que ainda falta?
Falta agora pessoas certas, objetivos comuns, decisões escorreitas e muita energia de todos os participantes para que os objetivos sejam alcançados!
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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr
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