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Por Renato Mendes Concórdia, especialista tributário da Synchro

Como você padroniza os processos internos da sua empresa? Se você pensou algumas vezes antes de responder essa pergunta, agora, que o manual versão 2.0 do eSocial foi publicado, você precisará se preocupar com essa questão. Pois, logo mais, o prazo de início dessa nova obrigação começa a correr.

Apenas para contextualizar, o eSocial será uma forma do governo unificar a entrega de informações trabalhistas, como FGTS, informações previdenciárias, sobre aumento ou redução de quadro de funcionários por meio do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), do Ministério do Trabalho; entre outras mais específicas, como a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que em alguns eventos estará integrada ao eSocial. Outro ponto que merece atenção, é que a versão 2.0 do manual também enfatiza que as informações constantes no documento substituirão as da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, a GFIP.

Para as empresas, a unificação dos dados em apenas um canal representa um trabalho mais criterioso de padronização das informações que serão entregues. Já para o trabalhador, em médio prazo, o eSocial permitirá acessar suas informações trabalhistas e previdenciárias em apenas um canal – que reunirá dados do FGTS e INSS, por exemplo.

Portanto, a velocidade de atualização e o fato de estarem centralizadas no mesmo ambiente serão apenas alguns dos pontos positivos do eSocial para a sociedade.

Diferente do que as empresas estão habituadas, de atualizar o governo por diversos canais e manter alguns registros internos em papel, o eSocial será um sistema com validadores, que poderão “criticar” as informações enviadas pelas empresas e impedir a entrega da obrigação. Por isso, independente da realidade da sua empresa, antecipe-se. Os empresários brasileiros costumam “colocar a casa em ordem” em cima do prazo, e, apesar do eSocial ter sido prorrogado, logo teremos uma data de entrega definida, não deixe para a última hora, afinal, se a sua empresa estiver em ordem, a entrega será bem simples.

Veja as dicas abaixo e saiba como se organizar para a entrega:

1)      Preste atenção aos detalhes dos processos que geram as informações dos trabalhadores. O livro registro de empregados, por exemplo, não é preenchido com todos os dados necessários no dia a dia. E, as informações que estiverem incompletas precisarão ser revistas;

2)      Os empregadores também precisarão fazer a reciclagem do cadastro dos empregados por meio do sistema do eSocial, embora o aplicativo da Qualificação Cadastral ainda esteja indisponível, a atualização dos dados no sistema do eSocial promete garantir a identificação do trabalhador na previdência social, e a validação dos mesmos. Essas informações também ficarão armazenadas no cadastro do cidadão

3)      O eSocial exigirá o atendimento de diversas padronizações de códigos para envio.  No CBO (Código de Brasileiro de Ocupação), por exemplo, as empresas precisam verificar se o código utilizado pela empresa é o mesmo que foi atualizado pelo IBGE. Em algumas situações, o código consta o 00 antes do número, e se esses dígitos forem desconsiderados a obrigação não será aceita;

Situações parecidas já ocorreram antes, quando as empresas se adaptaram ao SPED. Dados dos CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o CST (Código de Situação Tributária), da área fiscal, exigiram das organizações o mesmo nível de detalhamento e cuidado com os códigos, que se desatualizados, eram recusados pelo SPED.

4)      Atenção em como são tratadas as informações sobre Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho, Jurídicas e Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP). Se a sua empresa usa planilhas ou sistemas para manter esses registros, precisa ter atenção em como é o tamanho, o tipo do campo da informação, e se o campo é numérico ou alfanumérico; afinal, o arquivo será gerado de forma estruturada e também deverá ser em formato XML, conforme definição do Governo.

 

Para mais informações sobre o manual do eSocial, acesse:

http://www.esocial.gov.br/Default.aspx

 

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Eijy Goto

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