Será que estabelecer um CSC é a medida correta para sua empresa? Aqui estão alguns fatores chave a se considerar
Empresas que estejam buscando consolidar e centralizar suas funções de finanças e contabilidade tipicamente têm este desejo pelos seguintes motivos:
- Padronização de processos e eficiência.
- Economia de gastos: automação e melhorias de processos para redução de custos.
- Visão de negócios: maior eficiência e rapidez na coleta de dados e analises.
Estabelecer Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) pode ajudar empresas a economizar dinheiro e a operar de maneira mais efetiva. No entanto é preciso avaliar os prós e os contras antes de tomar a decisão para a sua empresa.
Os prós
- Cultura guiada pela performance
A maioria das empresas não usam KPIs para monitorar as atividades das funções internas de contabilidade e finanças. Elas tendem a focar em KPIs tradicionais que olham para o externo, incluindo contas a receber e contas a pagar. A abordagem muda completamente com CSCs. As funções de contabilidade e finanças são gerenciadas como um serviço e medidas de uma perspectiva de eficiência e produtividade.
Os KPIs mais populares usados em medidas de CSCs são o número de notas fiscais pelo ETI (equivalente de tempo integral), Custo de ETI como porcentagem da receita, porcentagem de erros, número de entradas e assim por diante. O monitoramento contínuo destes KPIs ajuda as organizações a identificar áreas de melhorias e automação.
- Gestão de talentos
Em muitos países, funcionários de finanças reclamam dos desafios de se obter o nível correto de capacidade e expertise. A centralização das funções de contabilidade e finanças pode ajudar a resolver alguns destes problemas localizando as atividades em países com talentos disponíveis.
- Organização enxuta
Mover-se para um modelo de CSC faz com que as organizações reconsiderem inteiramente a maneira como operam. É uma oportunidade de olhar não só para como algumas tarefas podem ser feitas de maneira mais eficaz, mas também de perguntar se elas são realmente necessárias.
Os contras
- Riscos de compliance
Ainda que a contabilidade transacional possa ser facilmente acomodada em um CSC, ainda haverá uma necessidade de cumprir requerimentos locais fiscais e de relatórios financeiros. Processos adicionais, incluindo reconciliação de dados e ferramentas para supervisão e monitoramento, podem ter que ser desenvolvidos e monitorados – e pode ser necessário buscar uma assistência especializada para cobrir quaisquer falhas de conhecimento.
- Falta de know-how local
Regras locais de contabilidade e impostos diferem de país para país. Nossa pesquisa mostra que em 70% das jurisdições pesquisadas, as autoridades locais definem o formato de relatórios contábeis. Há muitos países onde o GAAP local (Generally Accepted Accounting Principles – Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, em português) é diferente do IFRS (International Financial Reports Standards – Padrões Internacionais de Relatórios Financeiros, em português). Ambos ainda precisam ser convertidos para o GAAP local e de acordo com as regras de depreciação, reavaliação de moeda estrangeira ou consideração de capitalização de ativos fixos.
Ainda que haja uma tendência na direção do alinhamento de regras com o IVA (Imposto Sobre Valor Agregado) e o IGV (Imposto Geral sobre Vendas),o imposto de renda corporativo e os impostos retidos na fonte seguem regras específicas de cada país, e as provisões para a dedutibilidade de gastos ou o que determina documentos suficientes para prova-los podem variar. É importante procurar um centro de serviços compartilhados que tenha conhecimento e que esteja atualizado em todas as jurisdições que opera.
- Falta de relacionamentos locais
Contatos constantes com as autoridades fiscais locais são um fator importante para manter suas operações em compliance. A habilidade de conversar com autoridades na língua local e responder às suas perguntas rapidamente é imprescindível. Os fusos horários são importantes também. Não responder a tempo e da maneira correta pode resultar em multas e penalidades.
Outro problema fundamental é a localização e a adequação cultural. Você deve ficar próximo ou off-shore? CSCs mais próximos estão ficando cada vez mais populares. Ainda que as economias sejam menores, os aspectos não financeiros (tais como a adequação cultural) podem ser vantajosos.
Maria Amélia Costa
PR Consultant
t: +55 (11) 9 7613-8718
